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La valeur ajoutée perçue par les directions financières pour s’équiper d’une solution d’élaboration budgétaire est centrée d’abord sur la résolution de problématiques directement en relation avec les besoins du contrôle de gestion: un besoin de traitement plus rapide et moins consommateur de tâche à faible valeur ajoutée.

Les bénéfices issus de la mise en place d’une solution sont généralement :

• Une amélioration de la qualité des données et une fiabilisation des données remontées
• Une sécurisation du processus avec une diminution du temps consacré à l’exercice de prévisions et une meilleure maîtrise des calendriers. 
• Une réduction du coût de la fonction finance

Ces gains sont réels et pourraient justifier à eux seuls de prendre une décision de s’équiper d’une solution d’élaboration budgétaire et d’analyse couvrant le plan, le budget et les prévisions(forecasts).

Néanmoins le prix des solutions classiques et le nécessaire recours à des experts pour mettre en œuvre ces outils complexes, le temps très long pour la phase d’implémentation et surtout les coûts d’exploitation refroidissent souvent les ardeurs des directions financières.

Au-delà des améliorations concrètes apportées à la fonction finance pour travailler de façon plus efficace, une solution d’élaboration moderne ouvre des perspectives beaucoup plus intéressantes pour l’ensemble de l’entreprise.

• Mieux intégrer les managers opérationnels aux processus de prévision
• Avoir une cohérence renforcée entre les différents cycles prévisionnels (plan, budget, forecasts)
• Réduire le nombre de reporting et de prévisions dans l’entreprise

Voici les critères importants pour bien choisir sa solution d’élaboration budgétaire :

• Une solution née dans le Cloud et distribuée en mode SaaS
• Une solution déjà largement déployée et dont le taux de satisfaction utilisateur soit le plus élevé
• Une solution dont l’éditeur soit solide financièrement parlant

• Facile à utiliser avec une interface de type Excel-Like
• Intégrant les fonctionnalités financières comme la simulation de type what-if, le break-back ou les éliminations intercos
• Modulaire, c’est à dire permettant de traiter des problématiques multiples tout en les reliant entre-elles
• Fréquemment mise à jour et ce de façon automatique
• Ne nécessitant pas de code pour paramétrer les modifications
• Toujours disponible avec de bons niveaux de performances
• Intégrée, c’est à dire faisant le liant entre prévisions, consolidation et tableaux de bord
• Accessible depuis un mobile, une tablette ou un ordinateur
• Agnostique d’un point de vue du système d’exploitation ou du navigateur présent sur le poste client

Le pilotage de la performance est devenu en quelques années une expression très usitée dans le domaine du conseil et de l’intégration pour désigner un ensemble de pratiques de reporting d’analyse et de prévisions.

Le « performance management » se décline couramment en fonction des métiers de l’entreprise, par exemple le Sales Performance Management (ou pilotage de l’activité commerciale) mais le plus souvent est associé à une vision globale du pilotage de la performance de l’entreprise: on utilise alors le terme CPM (Corporate Performance Management) ou EPM (Enterprise Performance Management).

Dans la pratique, il s’agit de désigner un ensemble de pratiques qui concourent à l’efficacité de la prévision des résultats attendus (financiers ou non) et du suivi des écarts entre le réel et ces forecasts. On a communément des processus multiples qui vont concourir à la formation d’une prévision par agrégation d’indicateurs associés.

Le plus clair sont les procédures et les périmètres d’application, le plus précis seront les résultats. Pourtant peu d’entreprises se penchent sur le degré d’exactitude des prévisions faîtes postérieurement au budget.

L’analyse des écarts se fait systématiquement entre le budget et le réel et souvent entre l’estimation d’atterrissage et le budget N-1. Le budget est donc souvent l’alpha et l’oméga de l’analyse menée par les managers et le contrôle de gestion. En revanche il est beaucoup moins courant de s’assurer de la déviation des prévisions effectuées au cours de l’exercice.

C’est très dommage.

D’une part cela peut vouloir dire que les forecasts trimestriels n’ont pas de réel intérêt, d’autre part cela peut signifier que les événements post validation du budget ne sont pas pris en compte.

Pourtant il suffit de regarder les études menées par les grands cabinets d’audits pour se rendre compte que la précision des forecasts permet une meilleure utilisation des ressources et donne un avantage incommensurable aux entreprises qui ont mis en place des indicateurs de performance sur leurs processus.

Si le pilotage de la performance est un enjeu majeur pour les entreprises et si les prévisions régulières participent efficacement à l’atteinte des résultats qu’elles se sont fixées, il apparaît normal de mesurer la pertinence de ces forecasts.

Une solution de pilotage de la performance peut amener beaucoup de choses pour améliorer la précision des forecasts.

Tout d’abord, en éliminant les problématiques liées à l’utilisation d’excel et du mail en termes de consolidation des données et de sécurisation des processus. Ensuite, il sera possible de faire plus facilement la liaison entre des données opérationnelles utilisées par les managers et les prévisions financières. Ceci devrait permettre d’une part une plus grande fiabilité et d’autre part une meilleure compréhension de l’origine des écarts.

De là les possibilités de modéliser vont permettre un processus d’amélioration continue au travers de la simulation.

Enfin le pilotage des remontées sera beaucoup plus aisé grâce à la mise en place d’un workflow et à des listes de tâches.